PMS Hotel: il cuore operativo della tua struttura

PMS significa Property Management System: è il sistema che raccoglie e coordina le principali attività operative di una struttura ricettiva.

Con Hotellerie, il PMS diventa il punto centrale nel quale prenotazioni, ospiti, unità, camere e attività della struttura condividono le stesse informazioni, evitando di gestire ogni processo come un elemento separato.

Dal momento in cui viene registrata una prenotazione fino alla partenza dell’ospite, le informazioni accompagnano il lavoro quotidiano dello staff e possono essere utilizzate dalle diverse funzioni del gestionale.

Un’unica base operativa, tante attività collegate tra loro.

Gestire un soggiorno significa coordinare momenti e attività diverse. Il PMS di Hotellerie le riunisce in un unico flusso operativo, accompagnando lo staff nelle diverse fasi della permanenza dell’ospite.

Arrivo, soggiorno e partenza non sono operazioni separate, ma momenti dello stesso processo. Le informazioni registrate nel PMS restano disponibili durante tutto il soggiorno e possono essere utilizzate quando servono, senza dover ricostruire ogni volta ciò che è già noto al sistema.

Questo permette di mantenere continuità nel lavoro anche quando cambiano turno, operatore o attività da svolgere.

Il PMS segue il soggiorno insieme allo staff.

Il planning è uno degli strumenti centrali nel lavoro quotidiano della reception. Con Hotellerie è possibile visualizzare l’occupazione della struttura e avere una visione immediata delle prenotazioni, degli arrivi e delle partenze, insieme alla disponibilità di unità e camere.

Lo staff può consultare rapidamente la situazione delle camere e organizzare il lavoro della giornata o dei giorni successivi senza dover ricostruire le informazioni da schermate o strumenti differenti.

Una rappresentazione chiara del planning permette di individuare subito cosa sta accadendo nella struttura e cosa accadrà nelle prossime ore o nei prossimi giorni.

Il check-in online semplifica ulteriormente la gestione degli arrivi, consentendo all’ospite di comunicare prima dell’arrivo i dati necessari e riducendo le operazioni da svolgere in reception.

Ogni soggiorno parte da una persona, non soltanto da una prenotazione. Il PMS permette di associare all’ospite le informazioni utili alla gestione della sua permanenza e di conservarne la storia nel tempo.

L’anagrafica raccoglie dati personali e di contatto, informazioni amministrative e storico dei soggiorni, permettendo allo staff di ritrovare rapidamente le informazioni necessarie quando l’ospite torna nella struttura.

Nel tempo, lo storico consente di conoscere meglio i propri ospiti, riconoscere chi soggiorna abitualmente nella struttura e offrire un’accoglienza più attenta e personalizzata.

Ogni unità ha caratteristiche, disponibilità e uno stato operativo che cambia durante la giornata. Hotellerie permette di organizzare unità e camere all’interno della struttura e di mantenerne sotto controllo la situazione.

Sapere che una camera è libera non significa necessariamente sapere che sia pronta ad accogliere un nuovo ospite. Per questo la gestione delle unità può essere collegata alle attività operative della struttura, distinguendo disponibilità e stato della camera.

La gestione delle pulizie è parte dell’operatività quotidiana della struttura e deve essere coordinata con arrivi, partenze e stato delle unità.

Con Hotellerie, le attività di Housekeeping possono essere organizzate e assegnate al personale, mantenendo reception e addetti alle pulizie allineati sullo stato di ogni unità o camera.

Lo staff può sapere quali unità devono essere preparate, quali sono in lavorazione e quali sono pronte per accogliere l’ospite, dando priorità alle attività in funzione degli arrivi previsti.

In questo modo, il passaggio check-out → pulizia → camera pronta → nuovo arrivo diventa un processo visibile e coordinato all’interno del PMS.

Il soggiorno di un ospite non è composto soltanto dalla camera. Durante la permanenza possono essere utilizzati servizi ed extra offerti dalla struttura, che devono poter essere associati al soggiorno e gestiti insieme alle altre informazioni della prenotazione.

Hotellerie permette di organizzare i servizi disponibili nella struttura e di registrarne l’utilizzo da parte dell’ospite, mantenendo una visione chiara di ciò che dovrà essere considerato al momento del conto.

Dalla colazione a un servizio aggiuntivo, l’obiettivo è semplice: ciò che l’ospite utilizza durante il soggiorno segue il soggiorno fino al check-out.

Al momento della partenza, pernottamenti, servizi ed extra sono già associati al soggiorno e possono confluire nel conto dell’ospite.

Il check-out conclude il percorso iniziato con la prenotazione, mantenendo nel PMS lo storico del soggiorno e delle operazioni associate. Da qui possono essere gestiti anche gli adempimenti amministrativi e la relativa documentazione fiscale.

Un PMS non lavora necessariamente da solo. Una struttura può utilizzare sistemi e servizi diversi che devono poter comunicare senza trasformare ogni integrazione in un processo manuale.

Hotellerie è progettato per poter dialogare con servizi esterni attraverso API e integrazioni, permettendo al PMS di diventare il punto di collegamento tra le diverse componenti tecnologiche della struttura.

Channel Manager, Booking Engine, sistemi di comunicazione e, quando disponibili API aperte, anche sistemi domotici presenti nell’hotel possono entrare progressivamente nello stesso ecosistema.

L’obiettivo non è sostituire ogni tecnologia già utilizzata dalla struttura, ma farla dialogare con il gestionale quando questo porta un vantaggio operativo reale.

L’Intelligenza Artificiale può essere realmente utile in un PMS quando non viene trattata come una funzione separata, ma può lavorare sulle informazioni che il gestionale raccoglie durante l’attività quotidiana della struttura.

Hotellerie è progettato per costruire nel tempo una storia operativa della struttura: soggiorni, prenotazioni, servizi, attività e altri eventi significativi possono diventare informazioni utilizzabili per analizzare ciò che accade e supportare il lavoro dello staff.

L’AI può così aiutare a cercare informazioni, individuare relazioni, sintetizzare dati e rendere più semplice interrogare il patrimonio informativo della struttura, senza sostituire le persone nelle decisioni.

L’AI non crea valore perché è presente nel gestionale. Crea valore quando ha informazioni utili con cui lavorare.

Hotellerie è un PMS Hotel in Cloud, accessibile tramite browser senza installare il gestionale sui computer della struttura. Le informazioni e gli strumenti di lavoro restano disponibili ovunque sia necessario accedere al PMS.